Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 10 septembre 2026
Cette page explique ce que Scimone fait des données que vous lui confiez. Elle reprend le registre des traitements tenu par l'éditeur. Pour toute demande, écrivez à bonjour@scimone.fr.
1. Qui traite vos données
L'éditeur, présenté aux mentions légales, change de rôle selon la finalité regardée :
- pour le service rendu à votre société (dossier, décisions, documents, obligations), votre SCI ou votre indivision est responsable de traitement et l'éditeur est son sous-traitant ;
- pour sa propre facturation, pour les comptes utilisateurs et pour la sécurité de la plateforme, l'éditeur est responsable de traitement ;
- pour l'assistance, l'éditeur traite votre demande et peut accéder ponctuellement à des données de votre dossier pour y répondre. Cette prise de contrôle est motivée, limitée dans le temps et inscrite au journal d'administration.
2. Données traitées, finalités, bases légales et durées
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Dossier de la société : personnes, parts, mandats, accès | Identité, coordonnées, qualité, quote-part | Exécution du contrat ; obligation légale pour la tenue des registres sociaux | Vie du dossier, puis conservation durable liée à la vie sociale |
| Décisions et assemblées : résolutions, votes, convocations, procès-verbaux, signatures | Identité, sens du vote, signature électronique, preuves d'envoi | Exécution du contrat ; obligation légale (formalisme des décisions sociales) | Conservation durable, comme les preuves sociales qu'ils constituent |
| Séjours et occupation | Dates, personnes présentes et invités, présences déclarées | Exécution du contrat, selon la règle de la maison adoptée | Exercice de rattachement, puis archivage résumé en nuits et personnes |
| Dépenses, avances et comptes de la maison | Montants, justificatifs | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité) | Durées comptables et fiscales applicables à votre société |
| Travaux et chantiers | Devis, factures, réceptions, réserves | Exécution du contrat | Durée des garanties applicables aux ouvrages concernés |
| Documents et registre | Fichiers versés, métadonnées, empreintes | Exécution du contrat ; obligation légale pour le registre | Durable pour les pièces du registre ; brouillons inutilisés nettoyés après douze mois d'inactivité |
| Assistant : lecture de statuts, extraction, rédaction de brouillons | Contenu des pièces soumises, résultat de l'extraction | Exécution du contrat ; intérêt légitime pour la mesure et le plafonnement des usages | Contenu de l'appel purgé après quatre-vingt-dix jours ; seuls les compteurs et le coût restent |
| Facturation de l'abonnement | Identité du souscripteur, référence du moyen de paiement, historique de facturation | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité de l'éditeur) | Durées comptables et fiscales de l'éditeur, dix ans pour les pièces comptables |
| Envois formels : convocations, lettre recommandée, courrier hybride | Identité et adresse du destinataire, contenu envoyé, preuves de dépôt et de remise | Exécution du contrat ; consentement spécifique au canal électronique pour la lettre recommandée | Avec le dossier de décision que ces preuves servent |
| Comptes, connexions et sécurité | Identifiants de connexion, empreinte d'adresse IP, horodatages | Intérêt légitime : sécurité du service et prévention des abus | Cible de six mois pour les journaux techniques ordinaires |
| Assistance, incidents et corrections | Notes internes, journal d'administration, motif d'une contestation ou d'une correction | Intérêt légitime ; obligation légale pour les incidents notifiables et l'exactitude des données | Alignée sur le dossier concerné ; les journaux d'audit ne sont jamais purgés |
| Conseils et offres envoyés au gérant d'un espace (fonctions utiles à son espace, rappel avant l'assemblée annuelle) | Adresse de courriel du gérant, nom de l'espace, activité de l'espace en chiffres et prénoms des membres | Intérêt légitime, pour des services analogues à ceux utilisés (article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques) ; opposition en un clic dans chaque courriel ou dans « Mon compte » | Tant que le compte existe ; l'opposition est conservée pour être respectée |
Le consentement à recevoir une lettre recommandée électronique ne couvre que ce canal précis. Il n'est pas la base juridique des autres traitements et il est distinct de l'acceptation desconditions d'utilisation.
3. Données sensibles présentes dans les pièces
Des documents versés dans un espace peuvent contenir des éléments de santé, de conflit familial ou de succession. Scimone limite leur diffusion, ne les reprend pas dans les synthèses générales et permet de classer une pièce en accès restreint. Ne versez que les documents nécessaires.
4. Où vos données sont traitées, et par qui
L'hébergement principal est en France, dans l'Union européenne. Une localisation européenne ne suffit pourtant pas à garantir l'ensemble : plusieurs prestataires sont établis hors de l'Union et y traitent une partie des données qui leur sont transmises. Voici la liste complète.
| Prestataire | Rôle | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| OVHcloud | Hébergement, stockage des fichiers, sauvegardes | France |
| Cloudflare | Proxy, filtrage applicatif, cache des ressources statiques | Réseau mondial, société établie aux États-Unis ; clauses contractuelles types |
| Stripe | Paiement et facturation de l'abonnement | Entité européenne en Irlande ; clauses contractuelles types |
| Brevo | Envoi des courriels du service | France |
| Anthropic | Fournisseur principal de l'assistant | États-Unis ; clauses contractuelles types |
| OpenAI | Fournisseur alternatif de l'assistant | États-Unis ; clauses contractuelles types |
| Maileva | Courrier recommandé hybride | France |
| AR24 | Lettre recommandée électronique | France |
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des annonceurs. Elles ne servent pas à entraîner les modèles des fournisseurs de l'assistant.
5. Comment vos données sont protégées
- Chaque espace est isolé des autres, au niveau de l'application et au niveau de la base de données. Un accès à l'espace d'une autre société répond « page introuvable ».
- Les échanges sont chiffrés de bout en bout ; les secrets et les éléments les plus sensibles sont chiffrés au repos.
- Les points sensibles, dont la connexion et la réinitialisation de mot de passe, sont protégés contre les tentatives répétées.
- Un journal d'audit à ajout seul retient qui a fait quoi ; il ne peut être ni modifié ni effacé.
- Les sauvegardes sont chiffrées, isolées des accès de production et testées par restauration.
6. Ce qui n'est jamais supprimé automatiquement
Le départ d'un associé ou une demande d'effacement ne supprime pas les archives sociales dont la conservation reste nécessaire : journaux d'audit, versions de documents, entrées du registre, procès-verbaux et leurs signatures, résolutions adoptées, contestations. Ce qui est traité séparément, dans ce cas, c'est la restriction des accès et la minimisation des données.
7. Traceurs
Le site public ne dépose aucun traceur publicitaire et n'utilise aucun outil de mesure d'audience tiers. L'application dépose les seuls cookies nécessaires à votre session et à la sécurité des formulaires ; ils ne demandent pas de consentement.
8. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, dans les conditions prévues par la réglementation. Vous pouvez également définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
L'export de votre dossier est disponible à tout moment depuis l'application. Pour toute autre demande, écrivez à bonjour@scimone.fr ; nous répondons dans un délai d'un mois. Lorsque la demande porte sur des données traitées pour le compte de votre société, elle est transmise à la personne qui la gère.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
9. Modifications
Cette politique évolue avec le service. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Un changement substantiel vous est annoncé par courriel.