Convocation à l'assemblée générale de SCI : délai, forme et modèle de lettre

En 2018, tout juste nommé gérant de notre SCI du Vercors, Erwan a lancé sa première convocation sur WhatsApp. Date, heure, message limpide : il pensait avoir tout prévu. Un pouce levé lui a même servi d'accusé de réception. Notre mère, associée attentive aux formes, lui a rappelé avec le sourire que les statuts exigeaient une lettre recommandée. Le soir même, il a envoyé la convocation en bonne et due forme. Il avait raison de le faire : cette pièce permet de prouver que chacun pouvait participer.

Ce que dit le texte

Le décret du 3 juillet 1978 encadre la convocation dans les sociétés civiles. Retenons trois règles.

Le délai. Les associés sont convoqués quinze jours au moins avant la réunion. Vos statuts peuvent prévoir davantage, jamais moins.

La forme. La convocation part par lettre recommandée et indique l'ordre du jour, c'est-à-dire la liste précise des questions soumises au vote.

Les documents. Le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées et tout document utile sont adressés aux associés dans le même délai de quinze jours. Pour une assemblée annuelle, ce sont en général le rapport du gérant, les comptes de l'exercice et le texte des résolutions.

Dans une petite SCI, une exception peut simplifier les choses. Si tous les associés sont gérants, ces formalités de convocation ne s'imposent pas. Ainsi, deux époux cogérants ou deux frères cogérants détenteurs de toutes les parts n'ont pas à s'adresser de recommandé. Un procès-verbal reste néanmoins nécessaire.

Compter le délai sans se tromper

Le minimum est de quinze jours avant la réunion, mais mieux vaut prévoir plus large. La présentation d'un recommandé peut prendre plusieurs jours. Son destinataire, s'il est absent, peut aussi tarder à le retirer. Un départ trois semaines avant l'assemblée limite les discussions sur le délai.

Partons de la date de réunion pour établir le calendrier. Si l'assemblée a lieu le samedi 20 juin :

• au plus tard fin mai, le rapport de gestion et le texte des résolutions sont prêts ;
• vers le 29 mai, les convocations partent, documents joints ;
• le 20 juin, l'assemblée se tient, et le procès-verbal suit dans la foulée.

Et le courriel ?

La réponse dépend du type de message électronique employé.

Même autorisé en complément par vos statuts, un simple courriel ne tient pas lieu de lettre recommandée au sens du décret. Il ne fournit pas non plus la même preuve d'une date d'envoi certaine et de la réception.

La lettre recommandée électronique a, elle, la même valeur juridique que sa version papier. Pour un destinataire non professionnel, cette équivalence suppose toutefois son accord préalable à la réception de recommandés électroniques. Chaque associé d'une SCI familiale peut donner cet accord par écrit. Les convocations suivantes peuvent alors être expédiées rapidement, avec preuves de dépôt et de réception.

Une convocation irrégulière annule-t-elle automatiquement la décision ? Non : la réforme des nullités, en vigueur depuis le 1er octobre 2025, restreint les hypothèses d'annulation pour vice de forme. Il ne faut pourtant pas négliger la convocation. En cas de différend, c'est elle qui établit que chaque associé a eu la possibilité de participer.

Le modèle de lettre

SCI [dénomination], société civile immobilière au capital de [montant] euros, siège : [adresse], [SIREN]

[Prénom Nom de l'associé] [Adresse]

Lettre recommandée [avec avis de réception / électronique]

[Lieu], le [date]

Objet : convocation à l'assemblée générale annuelle du [date]

Madame, Monsieur,

En ma qualité de gérant de la SCI [dénomination], j'ai le plaisir de vous convoquer à l'assemblée générale annuelle des associés, qui se tiendra le [date], à [heure], [au siège social / à telle adresse / par visioconférence si les statuts le permettent].

L'assemblée délibérera sur l'ordre du jour suivant :

1. Rapport de gestion du gérant sur l'exercice clos le [date] ;
2. Approbation des comptes de l'exercice ;
3. Quitus au gérant ;
4. Affectation du résultat ;
5. [Décision particulière : travaux, budget, règle d'usage de la maison] ;
6. Questions diverses.

Vous trouverez ci-joint le rapport de gestion, les comptes de l'exercice et le texte des résolutions proposées. Les documents de la société sont à votre disposition au siège.

Si vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez vous faire représenter par un autre associé [ou toute personne autorisée par les statuts] au moyen du pouvoir joint.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

[Prénom Nom], gérant

Deux points méritent une dernière relecture. L'ordre du jour doit annoncer précisément chaque décision : ce qui n'y figure pas ne peut pas être valablement soumis au vote. « Travaux » est trop vague, tandis que « autorisation des travaux de réfection de la toiture, pour un montant maximal de 18 000 € TTC » décrit le vote attendu. Pensez également à joindre un pouvoir, faute de quoi un associé empêché ne pourra pas se faire représenter facilement.

Après la convocation

Conservez la lettre, ses annexes, les justificatifs d'envoi et les avis de réception. Ensuite, le jour de la réunion, viennent la feuille de présence, les pouvoirs et le procès-verbal. Vous trouverez les mentions à inscrire dans notre modèle de procès-verbal d'assemblée de SCI familiale, puis le déroulement dans notre guide de l'assemblée générale de SCI. Vos statuts autorisent une consultation écrite ? Notre article sur l'article 1853 en décrit l'utilisation.

Ce que Scimone fait pour la convocation

Dans l'offre Gouvernance, Scimone part de la date de l'assemblée et du délai inscrit dans vos statuts pour calculer la limite d'envoi. La convocation est ensuite préparée avec l'ordre du jour, les résolutions, les documents disponibles et le rappel de la représentation possible, puis adressée à chaque associé. S'il a accepté le recommandé électronique, ce canal est utilisé. Sinon, l'envoi se fait par courrier recommandé. Le prix est affiché avant chaque expédition. Les preuves de dépôt et de réception restent attachées à l'assemblée. Vous pouvez retrouver le parcours dans nos guides ou commencer gratuitement.