Modèle de PV d'assemblée générale de SCI familiale : approbation des comptes

Dans notre SCI du Vercors, il a fallu attendre juin 2016 pour établir un véritable procès-verbal. Avant cela, l'assemblée annuelle se résumait à quelques notes sur une serviette en papier. Mon père, qui gérait alors la société, avait consciencieusement rempli un modèle trouvé sur Internet. Lors d'une donation préparée trois ans après, le notaire a tiqué en le relisant. Ce document était conçu pour cinq associés et un emprunt en cours. Une résolution évoquait même la caution bancaire d'un associé qui n'avait jamais existé chez nous.

Remplir un modèle ne suffit pas : encore faut-il qu'il corresponde à votre SCI. Celui-ci s'adresse à une SCI familiale propriétaire d'une maison et réunie pour son assemblée annuelle. Remplacez ou retirez chaque élément entre crochets. Si vos statuts imposent davantage, ce sont eux qui priment.

Ce que le procès-verbal doit contenir

Les mentions à faire figurer dans le procès-verbal d'assemblée sont fixées par le décret du 3 juillet 1978 relatif aux sociétés civiles :

• la date et le lieu de la réunion ;
• les nom et prénom du président de séance ;
• les associés présents ou représentés, avec le nombre de parts de chacun ;
• les documents et rapports soumis à l'assemblée ;
• un résumé des débats ;
• le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.

Après signature des gérants et, le cas échéant, du président de séance, le document rejoint le registre des décisions. Pour suivre toutes les étapes, de la convocation à ce registre, lisez notre guide de l'assemblée générale de SCI.

Le modèle

Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle du [date]

SCI [dénomination], société civile immobilière au capital de [montant] euros, dont le siège est [adresse], immatriculée sous le numéro [SIREN].

Le [date], à [heure], les associés de la SCI [dénomination] se sont réunis en assemblée générale annuelle, [au siège social / à telle adresse / par visioconférence si les statuts le permettent], sur convocation du gérant adressée le [date] par [lettre recommandée / autre forme prévue par les statuts].

Sont présents ou représentés :

• [Prénom Nom], titulaire de [nombre] parts, présent ;
• [Prénom Nom], titulaire de [nombre] parts, présente ;
• [Prénom Nom], titulaire de [nombre] parts, représenté par [Prénom Nom] en vertu d'un pouvoir annexé au présent procès-verbal ;

soit [nombre] parts sur les [total] parts composant le capital.

L'assemblée est présidée par [Prénom Nom], [gérant / associé désigné par l'assemblée].

Documents soumis à l'assemblée : le rapport de gestion du gérant, les comptes de l'exercice clos le [date], le texte des résolutions proposées, la feuille de présence et les pouvoirs.

Ordre du jour : rapport de gestion du gérant ; approbation des comptes de l'exercice ; quitus au gérant ; affectation du résultat ; [décision particulière de l'année].

Résumé des débats : [Le gérant présente son rapport. Les associés échangent sur les travaux de l'année et le budget de l'année à venir. Madame X demande le détail des dépenses d'entretien, qui lui est fourni.]

Première résolution : approbation des comptes. L'assemblée, après avoir entendu la lecture du rapport de gestion, approuve les comptes de l'exercice clos le [date] tels qu'ils lui ont été présentés. Votes pour : [nombre] parts. Votes contre : [nombre] parts. Abstentions : [nombre] parts. Cette résolution est [adoptée / rejetée].

Deuxième résolution : quitus au gérant. L'assemblée donne quitus entier au gérant pour sa gestion de l'exercice écoulé. [Résultat du vote.]

Troisième résolution : affectation du résultat. L'assemblée décide d'affecter le résultat de l'exercice, soit [montant], [au compte de report à nouveau / autre affectation prévue par les statuts]. [Résultat du vote.]

[Quatrième résolution : décision particulière.] [Par exemple : l'assemblée autorise le gérant à engager les travaux de réfection de la toiture pour un montant de [montant] euros TTC, sur la base du devis de l'entreprise [nom] du [date], annexé.] [Résultat du vote.]

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure]. De tout ce qui précède, il est dressé le présent procès-verbal, signé par le gérant et le président de séance, et porté au registre des décisions de la société.

Le gérant, [signature] - Le président de séance, [signature]

Les variantes les plus courantes

Deux associés, tous deux gérants. Les formalités de convocation tombent lorsque chaque associé est gérant. Pas le procès-verbal. Retirez donc seulement la référence à la convocation.

Une décision prise par écrit. Avec une consultation écrite prévue aux statuts, le procès-verbal constate les réponses obtenues, lesquelles sont jointes au registre. Autre possibilité : un acte portant la signature de tous les associés. Les deux voies sont comparées dans notre article sur la consultation écrite.

Des travaux, un emprunt, la mise à disposition de la maison. À chaque décision sa résolution. Indiquez le montant, le document justificatif, tel un devis ou une offre de prêt, et la majorité fixée par les statuts. Si ces derniers ne prévoient pas la mise à disposition gratuite du bien aux associés, la majorité nécessaire est celle d'une modification statutaire. Notre article sur la règle d'usage d'une maison de famille en SCI revient sur ce point.

Des parts démembrées ou indivises. Mentionnez chaque participant, y compris le nu-propriétaire et l'usufruitier, et précisez l'identité du votant. Pour des parts indivises, les indivisaires passent par un représentant unique.

Les erreurs qui reviennent

• Un modèle écrit pour une autre SCI, qui garde des résolutions sans objet chez vous. Relisez chaque ligne.
• Les parts oubliées. Sans le nombre de parts de chacun, on ne peut ni vérifier la majorité ni compter les voix.
• Les pouvoirs non annexés. Un associé représenté l'est par un pouvoir écrit, joint au procès-verbal.
• Le résultat des votes absent. « Adoptée à l'unanimité » suffit quand c'est le cas ; sinon, donnez les chiffres.
• Le procès-verbal jamais signé, ou signé mais rangé nulle part. Sa place est au registre, sinon il ne prouve pas grand-chose.

Avant ce procès-verbal vient la convocation. Un modèle distinct figure dans notre article sur la convocation à l'assemblée générale de SCI.

Ce que Scimone fait pour le procès-verbal

Scimone, avec l'offre Gouvernance, compose le procès-verbal d'après ce qui s'est réellement passé en assemblée : personnes présentes, pouvoirs, parts détenues, résolutions et résultats des votes. Les mentions prévues par le décret y figurent. Une fois signé électroniquement en ligne, le document est horodaté et versé au registre électronique de la société. Pour découvrir le parcours, vous pouvez commencer gratuitement ou consulter nos guides.