Consultation écrite et vote à distance en SCI : ce que permet l'article 1853

Pour approuver les comptes d'une maison de vacances, cinq associés installés à Nantes, Lyon et Bruxelles n'ont pas toujours envie de faire le voyage. Beaucoup de SCI familiales finissent par ne réunir personne. La consultation écrite offre pourtant une solution prévue par le droit. Elle peut même être électronique depuis 2024, à condition d'avoir été organisée à l'avance.

Ce que dit l'article 1853 depuis le 14 septembre 2024

Depuis la loi du 13 juin 2024, l'article 1853 du Code civil autorise les statuts à organiser une consultation écrite, y compris électronique, selon les délais et les modalités qu'ils définissent. L'assemblée des associés reste la forme de départ pour prendre les décisions.

Une SCI ne peut donc pas lancer une consultation écrite simplement parce que ses associés s'accordent oralement sur le principe. La faculté doit figurer dans les statuts. S'ils n'en parlent pas, elle n'existe pas. C'est également dans les statuts que se règlent les délais et les modalités d'un éventuel vote électronique.

Une clause rédigée avant 2024 se limite souvent à la consultation « par lettre ». Lorsqu'elle ne mentionne pas l'électronique, la prudence commande de continuer par courrier jusqu'à sa mise à jour.

Les délais du décret de 1978

L'article 42 du décret n° 78-704 du 3 juillet 1978, resté inchangé, encadre l'envoi et le vote. Chaque associé reçoit par lettre recommandée les projets de résolutions et les documents nécessaires. À partir de leur réception, il doit disposer d'au moins quinze jours pour répondre par écrit.

L'article 44 demande ensuite un procès-verbal qui établit que les formalités de l'article 42 ont été respectées. Les réponses des associés lui sont annexées. Comme pour une assemblée, le document est porté au registre des décisions. Notre guide de l'assemblée générale explique cette dernière étape.

La voie électronique reste à manier avec soin. La loi l'admet, tandis que le décret de 1978 continue d'exiger une lettre recommandée. Aucun texte d'application n'a encore rapproché les deux formulations. La lettre recommandée électronique qualifiée au sens du règlement européen eIDAS est l'option la plus sûre : l'article L. 100 du Code des postes et des communications électroniques lui donne la même valeur que le recommandé papier. Pour les associés d'une SCI familiale, destinataires non professionnels, un consentement préalable est nécessaire. On le recueille une fois, puis on en garde la date et la preuve.

La visioconférence : seulement si les statuts l'organisent

Pour les SARL, le Code de commerce traite la participation à distance. Aucun dispositif comparable n'organise la visioconférence des sociétés civiles. Une assemblée de SCI tenue « en visio » suppose donc une clause des statuts détaillant l'identification des participants, le vote et la feuille de présence. Si cette clause manque, mieux vaut réunir l'assemblée, employer la consultation écrite lorsqu'elle est prévue ou établir un acte unanime.

L'acte unanime, la voie oubliée

Il existe une troisième manière de décider. Inchangé depuis 1978, l'article 1854 du Code civil permet aux associés de constater leur consentement unanime dans un acte signé par chacun. Aucun délai, aucune convocation et aucune réunion ne sont alors nécessaires. L'article 46 du décret demande seulement une mention datée au registre. Lorsque la famille s'accorde, cette formule est souvent la plus simple pour approuver les comptes ou confirmer d'anciennes décisions. L'article sur la SCI sans assemblée l'applique à la régularisation de plusieurs exercices.

La condition est stricte : chaque associé doit signer l'acte unanime. Une abstention ou une opposition oblige à choisir l'assemblée ou, si elle est possible, la consultation écrite.

Moderniser ses statuts

Pour ouvrir la consultation écrite électronique ou la visioconférence, il faut modifier les statuts. L'article 1836 du Code civil impose en principe l'unanimité, sous réserve d'une clause contraire. La plupart des SCI familiales prévoient à cet effet une majorité renforcée. Le vote peut avoir lieu en assemblée ou résulter d'un acte unanime. La modification est ensuite déposée au guichet unique des formalités dans le mois.

La nouvelle clause doit dire quelles décisions se prêtent à la consultation écrite, toutes ou toutes sauf une modification statutaire. Elle fixe aussi le mode d'envoi, lettre recommandée papier ou électronique, un délai de réponse d'au moins quinze jours, la forme du vote et le traitement des absences de réponse. Ces précisions réduisent les contestations fondées sur la procédure.

Ce que Scimone fait de tout cela

À la lecture de vos statuts, Scimone indique si une consultation écrite est possible et sous quelle forme. Si oui, le parcours respecte les délais du décret. Il recueille et date d'abord le consentement de chaque associé, puis envoie les résolutions par lettre recommandée électronique, rassemble les votes et produit un procès-verbal avec les réponses en annexe. Si non, Scimone vous le signale, propose l'acte unanime en cas d'accord de tous et prépare un projet de clause pour moderniser les statuts. Le parcours est décrit dans les guides Scimone, et vous pouvez ouvrir un espace gratuitement. Pour faire relire une clause adaptée à votre cas, adressez-vous à un avocat ou à un notaire.